¿Estás buscando contratar a un asistente virtual?
En este artículo, hablaremos de todo lo que necesitas saber sobre los asistentes virtuales: qué hacen, cómo contratarlos, qué tareas puedes delegarles, cuánto cuestan, cómo gestionarlos y más.
¿O estás pensando en convertirte en un asistente virtual? ¡También cubrimos eso!
¿Qué hace un asistente virtual?
Un asistente virtual ofrece diversos servicios a emprendedores o empresas desde una ubicación remota. Desde tareas de marketing digital, programación de citas y gestión de eventos hasta recados personales. Puedes hacer que un asistente virtual haga casi cualquier cosa.
En este artículo1 hablaremos de todos los temas anteriores en detalle.2
Esto es lo que cubriremos. Usa los enlaces a continuación para saltar a la sección de tu elección.
- ¿Qué es un asistente virtual?
- ¿Por qué necesitas un asistente virtual?
- ¿Qué tareas pueden hacer los asistentes virtuales por ti?
- ¿Dónde encontrar asistentes virtuales?
- ¿Gestionar a tu asistente virtual?
- ¿Cuánto cuesta contratar a un asistente virtual?
- ¿Cómo convertirse en un asistente virtual?
¡Empecemos!
Si estás gestionando a un asistente virtual, Time Doctor te dará una visión de rayos X de las tareas y proyectos en los que están trabajando en tiempo real. Haz clic aquí para probar Time Doctor gratis durante 14 días y aumentar la productividad de tu equipo virtual.
¿Qué es un asistente virtual?
Un asistente virtual es una persona que presta diversos servicios a emprendedores o empresas desde una ubicación remota.
Hay una gran cantidad de cosas que los asistentes virtuales pueden hacer, que incluyen:
- Gestión de redes sociales
- Gestión de eventos
- Gestión de calendarios, citas y correos electrónicos
- Preparación3 de informes
- Tareas personales como reservar hoteles y restaurantes
- Tareas sencillas de marketing digital
¡Es una lista interminable!4
De hecho (perdón por el juego de palabras), pueden hacer virtualmente cualquier cosa.
Piensa en ellos como lo que Jarvis es para Iron Man.
No están allí en persona, pero siguen siendo una parte vital de tu negocio.
Si tienes curiosidad sobre todas las diferentes tareas que pueden realizar, hemos descrito 98 tareas que puedes delegar en los VA.
No vamos a repasar cada una de ellas aquí, pero tocaremos las principales más adelante.
Pero, ¿por qué necesitas un VA en primer lugar?
¿Por qué necesitas un asistente virtual? – 3 grandes razones
Los asistentes virtuales están en todas partes en estos días. Cada vez más personas recurren a ellos y parece que han llegado para quedarse. He aquí por qué deberías contratar uno tú mismo.
1. Mejor uso de tus empleados
Digamos que un empleado de nivel medio o superior tuviera que elegir entre estas dos opciones:
- Desempeñar un papel activo en la dirección de5 estrategias de crecimiento
- Preparar informes rutinarios a diario
¿Qué elegirían?
Lo más probable es que opten por la opción 1.
¿Por qué?
Es más interesante y parece más importante.
Pero eso no significa que puedas descuidar estas tareas mundanas como los correos electrónicos y las finanzas. Tu negocio se desmoronaría sin este aburrido trabajo repetitivo.
Entonces, ¿cómo6 mantienes contento a tu equipo interno pero aun así realizas las tareas mundanas?
Con asistentes virtuales.
Pueden encargarse de la mayoría de estas tareas mundanas que se pueden realizar de forma remota.
¿El resultado?
Un empleado a tiempo completo (especialmente aquellos que son más veteranos o talentosos) puede mantenerse enfocado en asuntos más urgentes que deben realizarse en persona en tu oficina.
2. Reducción de costos
Una de las principales razones por las que los emprendedores y las empresas externalizan el trabajo es que cuesta menos.
Ahorro en el costo salarial
En lugar de contratar a un empleado a tiempo completo para un trabajo pequeño, podrías optar por externalizarlo a alguien con una tarifa por hora.
Sin embargo, un pago más bajo no es la única forma en que puedes ahorrar dinero con los profesionales virtuales.
Ahorro en el costo de capacitación
El propietario de una empresa también puede ahorrar mucho en lo que respecta a los costos de capacitación.
Por lo general, las empresas tienen que capacitar a su equipo interno en tareas y deberes después de que hayan superado el proceso de contratación.
Todo esto cuesta tiempo y dinero, que la mayoría de las empresas no pueden permitirse.
Sin embargo, con los7 VA, los propietarios de pequeñas empresas pueden contratar a profesionales que ya son expertos en su campo.
De esta manera, el propietario de una empresa no tiene que perder tiempo y dinero capacitándolos; pueden comenzar de inmediato.
3. Ahorra tiempo
Otra razón por la que los propietarios de pequeñas empresas recurren a los VA es que les ahorra MUCHO tiempo.
Todos sabemos que el tiempo es oro, especialmente en los negocios.
Por ejemplo, digamos que eres una pequeña empresa sin un equipo de recursos humanos.
Tus empleados no deberían pasar horas publicando anuncios de trabajo, realizando una selección preliminar de currículums, organizando un proceso de entrevistas, todo en un proceso de contratación para alguien en un puesto de nivel de entrada.
¿Por qué no omitir todo esto y conseguir que un profesional trabaje en tareas específicas?
Con los asistentes virtuales, esto es lo que obtendrás:
- Tendrás expertos verificados que puedes contratar en poco tiempo.
- Ahorran tiempo, ya que no tienes que perder tiempo capacitándolos.
- Como pueden mantenerse enfocados solo en las tareas para las que los has contratado, harán el trabajo más rápido que alguien que hace malabares con múltiples demandas.
Es una situación en la que todos ganan.
Echa un vistazo a lo que Liam Martin, cofundador de Time Doctor, tiene que decir sobre las cosas que ha aprendido al contratar VA durante más de 10 años.
¿Qué pueden hacer los asistentes virtuales?
Seré honesto.
Un título más apropiado aquí sería: «¿Qué no pueden hacer los asistentes virtuales por ti?»
Como se mencionó anteriormente, hay una gran cantidad de cosas que puedes delegarles.
Son demasiadas para enumerarlas aquí, por lo que solo vamos a cubrir el trabajo de asistente virtual más común realizado por los VA.
1) Trabajo administrativo
Puedes contratar asistentes virtuales para que sean…
redoble de tambores
Asistentes.
Pueden hacerse cargo de todas las tareas comerciales que realiza un asistente administrativo típico.
Eso implica:
- Gestión de la agenda: programación de reuniones y citas
- Contestar llamadas telefónicas
- Entrada de datos básicos
- Organización de tu lista de tareas y calendario
- Reserva de arreglos de viaje
Básicamente, cualquier cosa que un asistente administrativo haga normalmente.
La única diferencia aquí es que un asistente ejecutivo no tiene un escritorio frente a tu oficina.
Aparte de eso, es prácticamente lo mismo que un asistente administrativo típico.
2) Tareas personales
Siempre puedes contratar a un VA para que te ayude también con las tareas de tu vida personal.
Aquí hay algunos ejemplos:
- Organización de tu lista de tareas y calendario personales
- Reserva de arreglos de viaje para viajes de fin de semana o vacaciones.
- Ayudarte a hacer compras: ¡regalos, libros, material de oficina, hardware y tal vez incluso ropa!
Como muchas de estas tareas no necesitan ser realizadas por alguien en persona, se pueden delegar fácilmente a un VA.
3) Creación de contenido
La redacción de contenido se ha catapultado a la cima de la escalera del marketing digital en los últimos años.
Hay una razón por la que las grandes corporaciones publican entradas de blog a menudo. Ayuda a impulsar su optimización de motores de búsqueda y a dirigir el tráfico a su sitio web.
Tener a alguien que supervise este proceso puede ser una gran decisión de marketing digital por tu parte.
Si tienes un blog que publica nuevas entradas de blog de forma regular:
- Más personas lo encontrarán en los motores de búsqueda.
- Más de ellos harán clic en él y visitarán tu sitio web.
- Como resultado, tendrás más conversiones.
El problema es que la creación de contenido no es fácil. Además de escribir, hay un montón de tareas específicas como la investigación, la búsqueda y edición de imágenes, la carga de artículos en tu blog, etc.
Por eso es una buena idea delegar las entradas de tu blog a un asistente virtual. Puedes delegar las tareas auxiliares como las imágenes o las cargas, o todo el proceso.
Por ejemplo, un número creciente de agentes y corredores están utilizando asistentes virtuales para sus actividades de marketing inmobiliario, incluida la creación de contenido, la organización de jornadas de puertas abiertas, las redes sociales, etc.
Delegarlo a una sola persona garantiza que cada pieza de contenido tenga un toque personal y no pierda calidad.
4) Gestión de finanzas
Existe la suposición general entre los propietarios de pequeñas empresas de que los VA pueden hacer tus impuestos por ti.
En un mundo ideal, sí podrían.
Pero en realidad, al final del día, no pueden hacer ninguna contabilidad real por ti.
Lo que sí pueden hacer, sin embargo, es ayudar a administrar tus finanzas.
Pueden mantener presupuestos, realizar compras y realizar un seguimiento de tus gastos para que tus finanzas sean lo más transparentes posible.
¿El resultado?
¡Evita las prisas de última hora una vez que llegue la temporada de impuestos!
5) Gestión de redes sociales
Las redes sociales son un arma muy importante en tu plan de marketing.
Es donde muchos de tus clientes potenciales te notarán e interactuarán contigo. Sin embargo, la mayoría de las empresas parecen distantes y desconectadas de sus clientes potenciales; tu presencia en las redes sociales puede cambiar esto.
Si no tienes la capacidad para manejar las cuentas de redes sociales, ¿por qué no delegarlo a un VA?
Estarán a cargo de estas tareas específicas:
- Crear contenido para compartir en tus cuentas de redes sociales
- Programar publicaciones
- Interactuar con tus seguidores
- Analizar estadísticas e informes
Es importante tener a alguien con experiencia aquí, ya que la gestión de la presencia en las redes sociales de una empresa es compleja. Tus cuentas de redes sociales deben poder conectar con la gente sin dejar de ser relevantes.
Es por eso que muchas empresas recurren a profesionales virtuales para manejar las tareas de redes sociales a nivel macro.
Pueden realizar un seguimiento de lo que se está volviendo viral, monitorear las interacciones y analizar estadísticas para ver qué convierte mejor.
Puedes decir adiós a preocuparte por qué cosas como los Tide Pods se vuelven virales.
6) Investigación
La investigación es una parte fundamental de la estrategia de crecimiento de cualquier empresa.
Sin algunos conocimientos sólidos, nunca sabrás cómo crecer.
Sin embargo, el propietario de una empresa no puede pasar horas investigando mientras intenta dirigir una pequeña empresa.
Cuando se trata de investigación, necesitas una persona dedicada cuyo lenguaje natural sea el análisis de datos.
Deberían ser capaces de:
- Realizar un seguimiento de los productos y servicios de la competencia
- Analizar las tendencias de los consumidores
- Encontrar formatos para comunicados de prensa
- Seleccionar solicitudes para un programa de afiliados
¡Eso es mucha investigación!
Es por eso que asignárselo a alguien de tu equipo que ya tiene otras funciones no es una gran idea.
Lo más probable es que sea abrumador para esos miembros del equipo.
Es por eso que las pequeñas empresas e incluso las grandes corporaciones están recurriendo a los VA para la investigación.
Como no tienen otras funciones, pueden mantenerse enfocados únicamente en la recopilación y el análisis de datos para ayudar a tu empresa.
7) Servicio al cliente
El servicio al cliente fue uno de los primeros campos en incorporar VA en masa.
¿Por qué?
Piénsalo.
Tus clientes no están interactuando contigo en persona, por lo que tampoco necesitas un ejecutivo de atención al cliente interno.
Además, como la mayoría de las interacciones de servicio al cliente se centran en gran medida en abordar inquietudes que se pueden responder fácilmente con un manual, no necesitas un alto nivel de experiencia aquí. Por supuesto, si tus VA no pueden manejar un problema, siempre se puede escalar a un empleado a tiempo completo.
Tus VA solo tienen que pasar una cantidad de tiempo decente repasando lo que ofreces y estarán preparados para responder cualquier pregunta al respecto.
¡Es la combinación perfecta!
¿Qué pasa si quieres que tus VA tengan acceso limitado a la información de tus clientes?
Usa un software de navegación conjunta como Talkative, que establece una forma segura de ver las pantallas de tus clientes en lugar de un enfoque menos seguro como el uso compartido de pantalla.
8) Gestión de correo electrónico
Todos hemos pasado por eso.
Abrimos nuestra bandeja de entrada para ver un ejército de correos electrónicos sin abrir mirándote.
Te sientes como el Halcón Milenario mirando a la gigantesca Estrella de la Muerte.
Responder a todos esos correos electrónicos puede ser una tarea hercúlea. Pero hay que hacerlo; si simplemente dejas este trabajo repetitivo como está, estarías en problemas.
Es por eso que muchas empresas y emprendedores ahora delegan esto a los VA:
- Pueden revisar todo tu correo para eliminar cualquier correo no deseado que se haya colado.
- Pueden responder a consultas de empleo, preguntas generales y seguimientos.
- Pueden organizar y filtrar tu bandeja de entrada.
- Pueden llevar a cabo campañas de marketing por correo electrónico y gestionar listas de correo electrónico.
¿El resultado?
Tu canal de correo electrónico sigue siendo completamente funcional, sin que tengas que hacer nada al respecto.
¿Dónde encontrar asistentes virtuales?
A estas alturas, está claro que tener a estos miembros del equipo virtual puede ser de gran ayuda para ti.
Pueden aumentar tu productividad, quitarte de encima las tareas rutinarias, gestionar los arreglos de viaje… la lista continúa.
Ahora pasemos al proceso de contratación: ¿cómo se contrata a un asistente virtual?
¿Cómo es el proceso de entrevista?
Esto plantea un desafío único porque nunca vas a estar cara a cara con ellos.
Como son trabajadores remotos, siempre existe un elemento de riesgo asociado con ellos.
¿Cómo sabré que trabajarán con diligencia?
¿Cómo verifico sus credenciales?
¿Son dignos de confianza?
Todas estas son preguntas válidas.
La primera solución es conseguir profesionales virtuales de fuentes acreditadas.
La segunda solución es utilizar una herramienta de seguimiento del tiempo como Time Doctor para garantizar que trabajen con diligencia.
Tu proceso de selección también debe ser lo suficientemente bueno como para descartar a los candidatos inadecuados. Echa un vistazo a esta lista de cualidades que debes buscar en un VA.
Pero empecemos por dónde puedes encontrarlos.
Mercados de autónomos
Piensa en un mercado de autónomos como el draft de la NBA, sin todo el bombo.
Tienes un montón de prospectos y seleccionas el que te atrae.
Es así de simple.
Esto es lo que sucede:
- Publicas una oferta de trabajo en un mercado de autónomos.
- Los autónomos pueden responder a esa oferta si la descripción del trabajo les interesa.
- Luego puedes revisar todas las respuestas para contratar a un asistente virtual que se adapte a ti.
Sin embargo, hay algunos desafíos.
- Debes ser extremadamente claro en la descripción del trabajo; no es raro que surjan discusiones sobre cuáles eran los requisitos una vez que es el día de pago.
- Por lo general, hay cientos de respuestas a cada publicación. Si bien esto te da una gran reserva de talento para elegir, a menudo es demasiado para revisar.
- Como no hay un proceso de entrevista real para la selección, es posible que incluso tengas que revisar muchos solicitantes falsos en un buscador de personal virtual.
La solución es evitar la mayoría de los sitios de autónomos y centrarse en los más fiables.
Aquí hay algunos:
1) Upwork
En primer lugar, existe un proceso de selección exhaustivo para cada autónomo en Upwork. Lo que esto hace es eliminar a todos los candidatos falsos.
En segundo lugar, los autónomos pueden ofertar por trabajos de asistente virtual, ya sea por más dinero o por menos de la cantidad indicada. Esto ahuyenta a cualquiera que no esté realmente comprometido con la tarea.
Como resultado, tendrás un grupo más pequeño de prospectos más calificados para elegir.
Upwork no es perfecto: hay muchos perfiles inactivos y puede ser tedioso, pero sigue siendo un paso en la dirección correcta para hacer crecer tu negocio.
Echa un vistazo a nuestra detallada reseña de Upwork para obtener más información.
2) Freelance My Way
Freelance My Way es otra gran opción para conseguir buenos VA para trabajos administrativos y de contenido.
Tienen un riguroso proceso de selección para cada autónomo, por lo que solo obtendrás candidatos calificados.
Incluso te brindan la opción de pagar a los autónomos solo cuando se han cumplido ciertos objetivos.
Esto es increíblemente útil, ya que le da al autónomo un incentivo para hacer su trabajo de asistente virtual con diligencia en lugar de perder el tiempo en él.
3) Smashing Magazine
Smashing Magazine es uno de los principales mercados de diseño en la actualidad.
Como resultado, puedes estar seguro de que solo los mejores autónomos aparecerán aquí.
El truco es que cuesta 75 dólares publicar un anuncio. Pero si esa etiqueta de precio no te disuade, encontrarás fácilmente una buena opción para tu equipo remoto en poco tiempo.
Empresas de asistentes virtuales
Piensa en las empresas de asistentes virtuales como agencias en línea para trabajos de asistente virtual. Aquí tienes una lista de las 24 principales empresas de asistentes virtuales en 2019 para ayudarte a encontrar la adecuada.
Te pones en contacto con estos sitios web de asistentes virtuales con tus necesidades y ellos te enviarán un VA que sea una buena opción para tu empresa.
Como no estás revisando las solicitudes por tu cuenta, estos sitios web de asistentes virtuales te ahorran mucho tiempo y esfuerzo.
Además, como provienen de agencias, puedes estar seguro de que existe un proceso de selección.
Entonces, ¿cómo lo haces?
Cuando pasas por empresas de asistentes virtuales, no pagas por trabajos individuales de asistente virtual, generalmente compras paquetes.
Estos se basan en el tiempo y pueden variar de 10 a 75 horas o más. Tendrás mucha flexibilidad y contarás con apoyo en el camino para aprovechar al máximo tus demandas.
Además, como hay una agencia de por medio, te brindan asistencia virtual para manejar disputas sobre el trabajo de asistente virtual.
La desventaja de todo esto es que estos servicios de asistente virtual tienden a ser caros.
Esto es de esperar porque estos sitios web de asistentes virtuales se llevan su propia comisión de los honorarios de sus VA.
Como resultado, pagarás más por estos servicios de asistente virtual.
Además, estás limitado a los VA que ofrece esta agencia; en la mayoría de los casos son más que suficientes, pero en algunos casos, encontrar una buena opción para tus necesidades puede ser difícil.
Pero si no te importa el precio más alto, la fiabilidad que obtienes de las buenas agencias de VA es más que suficiente para ser un salvavidas a diario.
Hemos enumerado algunas aquí:
- WoodBows WoodBows es uno de los mejores proveedores de servicios de asistente virtual con una tasa de repetición de clientes del 98%. La belleza de WoodBows es que puedes conseguir que tu asistente virtual dedicado en WoodBows haga de todo. Están capacitados en tareas administrativas generales, llamadas de marketing entrantes y salientes, servicio al cliente, marketing digital y diseño de sitios web. Por lo tanto, no tienes que ir por ahí y contratar a personas individualmente para cada una de esas tareas.
- Prialto Prialto es una gran agencia a la que recurrir si deseas un asistente virtual independiente que pueda manejar tareas de asistente virtual ejecutivo. Puedes conseguir VA para trabajo administrativo y servicio al cliente en poco tiempo.
- Serve Team The Serve Team es una empresa con sede en EE. UU. Son un proveedor pionero de asistentes virtuales. Esta empresa es conocida por sus más de 11 años de experiencia. Y rendimiento garantizado. Todos los miembros del equipo de The Serve Team dan el 100% en las tareas. Con una sólida política de datos y un cifrado de datos de extremo a extremo. The Serve Team garantiza que todos los datos de sus clientes estén seguros. Y sus VA están ampliamente capacitados para hacer frente a todas las tareas de forma independiente.
- Worldwide101 La tarjeta de presentación de Worldwide101 es que la mayoría de sus VA son multilingües. Esto puede ser un salvavidas cuando tu idioma natural no es el inglés. Elimina la necesidad de traducir todo con tu asistente personal. Como resultado, organizar tus tareas diarias es mucho más fácil.
- The Teams Hub TheTeamsHub es un proveedor de asistentes virtuales de confianza. Se asocian con sus clientes y los ayudan a expandir su negocio. Los VA proporcionados por TheTeamsHub son seleccionados cuidadosamente por sus habilidades. Los VA reciben capacitación para prepararlos de acuerdo con los estándares de la industria. TheTeamsHub ha sido clasificado como el número 1 en varios concursos, incluida una cumbre de desarrollo web en 2020. Ofrecen VA que son expertos en el manejo de diversas tareas. Con su VA no necesitas contratar soporte dedicado para cada operación.
- VASumo VASumo es una de las agencias líderes en la industria de asistentes virtuales en la actualidad. Puedes conseguir un buen asistente virtual en poco tiempo que pueda ayudarte con todas tus tareas administrativas: gestionar llamadas entrantes, reservar arreglos de viaje, lo que sea.
- Premium Help Premium Help ha estado en la industria por más de 10 años. Premiado por varios clientes y reconocido por revisores de terceros. Esta empresa brinda un soporte virtual excepcional. Han completado más de 12540 tareas desde su creación. Y tienen más de 1100 clientes satisfechos. Sus VA son expertos en servicios como desarrollo y mantenimiento de sitios web, SEO, marketing digital, entrada de datos, atención al cliente, etc.
- Connect Center Connect Center ha sido reconocido por varios portales por la calidad de sus servicios. Sus VA han labrado el nombre de esta empresa en el mercado. Con más de 12978 clientes satisfechos, Connect Center ha sido uno de los nombres emergentes en la industria. Los excelentes servicios de los VA les han valido el reconocimiento de portales como Clutch, GoodFirms, Time Doctor, etc. Connect Center tiene más de 1700 reseñas positivas y sus VA pueden realizar una serie de tareas con facilidad y excelencia.
Gestionando a tus Asistentes Virtuales
Contratar a un VA o a cualquier contratista independiente puede venir con su parte justa de preocupaciones.
Como no estás interactuando con ellos en persona, hay muchas variables involucradas.
Es por eso que mucha gente piensa que gestionar al personal virtual es una tarea problemática. Hay demasiadas cosas que pueden salir mal en una oficina virtual.
Sin embargo, todos estos desafíos tienen soluciones simples.
Echemos un vistazo a las áreas más comunes que necesitas gestionar.
Comunicación
Como no estás interactuando con ellos en persona, la comunicación con los VA puede ser difícil.
Solo hay hasta cierto punto que los correos electrónicos regulares pueden transmitir, ¿verdad?
Es por eso que usar una herramienta de comunicación como Slack, Fleep o Chanty puede ser útil.
- Slack puede darte a ti y a tus VA una línea de contacto directa fácilmente. ¡Puedes compartir ideas, archivos, mensajes, todo en segundos!
- Con Fleep, puedes comunicarte eficazmente con tu equipo en un espacio común. Puedes:
- Comunicarte sobre proyectos
- Compartir archivos e informes
- Interactuar por audio y video junto con el uso compartido de la pantalla ¡Todo eso en un espacio común!
- Tendrás todo lo que necesitas para sentir que tú y tu equipo estáis interactuando en persona como si estuvierais en una oficina. Solo que esta vez, es una oficina virtual.
- Otra herramienta a tener en cuenta es Chanty. Con Chanty, puedes manejar toda la comunicación de tu VA en un solo lugar y mucho más. Ofrece chat, llamadas de audio y video y uso compartido de pantalla. Además de esto, también hay una práctica función de gestión de proyectos para que puedas convertir los mensajes en tareas, lo que la convierte en la combinación perfecta de chat y gestión de proyectos en una sola aplicación.
Asignación de Tareas y Monitoreo del Progreso
¿Cómo asignas tareas a tus VA y realizas un seguimiento de todas las tareas en un solo lugar?
Usa una herramienta gratuita de gestión de proyectos como ClickUp para estar al tanto de todo.
Usar una buena herramienta de gestión de proyectos te ayudará a:
- Asignar proyectos y tareas con descripciones y archivos detallados.
- Establecer plazos claros, número de horas asignadas, dependencias de tareas.
- Verificar el estado de tus proyectos, en vistas de lista o de estilo Kanban.
- Permitir la colaboración entre tus VA y empleados.
De esta manera, sabrás dónde estáis tú y tu equipo en todo momento.
Para la creación de formularios, puedes usar WPForms para crear un formulario avanzado en muy poco tiempo.
- El complemento Form Locker brinda acceso restringido a tu VA para crear formularios y acceder a los resultados finales.
- La función de creación de arrastrar y soltar ayuda a crear un formulario avanzado fácilmente.
- Plantillas de formularios de contacto prefabricadas.
Confianza
Este es el desafío más común que enfrenta cualquiera que busque contratar a un VA.
Cuando estás en una oficina, tienes una idea de en qué está trabajando cada uno.
Pero cuando tu fuerza de trabajo móvil está a 1000 millas de distancia, podrían estar haciendo cualquier cosa, ¿verdad?
Pero hay una solución simple.
Usa una herramienta de seguimiento y monitoreo del tiempo como Time Doctor
Con Time Doctor, puedes abordar estas preocupaciones para asegurarte de que tu personal virtual esté trabajando con diligencia.
Aquí hay algunas preocupaciones que puedes tener y cómo Time Doctor puede abordarlas.
¿Cómo realizo un seguimiento del tiempo que un VA dedicó a una tarea?
Como la mayoría de los VA cobran una tarifa por hora, el tiempo es literalmente dinero.
El problema es que siempre podrían inflar el tiempo que les llevó para obtener un pago mayor.
Entonces, ¿cómo te aseguras de que solo estás pagando por las horas trabajadas?
Con Time Doctor, puedes realizar un seguimiento de cuánto tiempo dedica tu personal virtual a las tareas de asistente virtual.
Simplemente obtén una cuenta de Time Doctor y agrega a tus VA al equipo.
Todo lo que tienen que hacer es hacer clic cuando comienzan una tarea, y la aplicación comenzará a rastrear cuánto tiempo les tomó.
Una vez que hayan terminado con la tarea, pueden apagar el temporizador y tendrás un registro preciso de cuánto tiempo trabajaron.
¿Cómo sé que estuvieron realmente trabajando durante esas horas?
Ahora tienes una forma de verificar cuánto tiempo dedican los VA a una tarea.
Pero, ¿cómo sabes que fue tiempo dedicado a trabajar en tareas de asistente virtual?
¿Qué pasa si dejaron el temporizador encendido y se fueron a echar una siesta?
Time Doctor tiene un rastreador de inactividad incorporado para combatir esto.
Si no ha habido actividad del mouse o del teclado durante tres minutos, la aplicación asumirá que el VA está en un descanso y pausará el temporizador.
De esta manera, solo se te facturará el tiempo en que el empleado estuvo trabajando activamente.
¿Cómo me aseguro de que estén trabajando en MI tarea?
Tus VA podrían estar viendo videos de gatos en las redes sociales mientras te facturan. ¡Incluso pueden estar facturándote por el tiempo que pasaron comprando en Amazon!
Es por eso que Time Doctor tiene capacidades de monitoreo de sitios web.
Así es como lo haces:
- Puedes configurar una lista de sitios no relacionados con el trabajo, como Facebook, Twitter, etc.
- Si el VA accede a cualquiera de estos sitios cuando el temporizador de la tarea está encendido, se encontrará con una ventana emergente que le preguntará si todavía está trabajando.
- Por lo general, esto es un elemento disuasorio suficiente para que vuelvan al trabajo.
- Sin embargo, obtendrás un informe de mal uso del tiempo para tu VA que incluye cuándo accedió a un sitio en la lista negra y cuánto tiempo pasó en él.
De esta manera, solo estás pagando por las horas trabajadas activamente en la tarea por la que estás pagando.
¿Cómo mantengo registros detallados de las tareas de mis VA?
Tendrás acceso a informes detallados sobre todos tus VA y cómo han pasado su tiempo. De esta manera, puedes controlarlos en todo momento.
Aquí hay algunos de ellos:
- Informe de hoja de tiempo Muestra el tiempo total facturable que tus profesionales virtuales han dedicado en un día a las tareas.
- Informe diario de la línea de tiempo Este es un desglose minuto a minuto de cada actividad realizada por un asistente de oficina virtual a diario. Esto se puede descargar fácilmente como una hoja de Excel para los registros.
- Informe del proyecto Esto te da una idea de cuánto tiempo trabajó un VA en un proyecto en particular en un día. Esto es útil cuando tu asistente de oficina virtual trabaja en diferentes proyectos.
- Informe de uso de la web y la aplicación Muestra todos los sitios web a los que accedió un empleado durante un período, junto con el tiempo que pasó en cada sitio web.
- Informe de mal uso del tiempo Si un empleado accede a un sitio en la lista negra preestablecido, este informe registra cuándo lo visitó y cuánto tiempo pasó allí.
- Informe de asistencia Te muestra si un asistente de oficina virtual se presentó a trabajar a tiempo o estuvo ausente durante el día.
¿Cuánto le pago a un Asistente Virtual?
Hay algunos factores que entran en juego a la hora de determinar una escala salarial para tu VA.
Aquí hay algunos de ellos.
Tipo de trabajo
Mucho de lo que pagas depende de para qué estás pagando.
Si se trata de tareas administrativas básicas como gestionar llamadas telefónicas como asistente personal, pagarías alrededor de 15-25 $/hora.
Los ejecutivos de servicio al cliente que manejan llamadas entrantes pueden ganar alrededor de 25-30 $/hora.
Cuando se trata de habilidades más complejas como el marketing digital, esa tarifa puede saltar a 50 $/hora.
Para darte una mejor idea, consulta esta lista de Upwork sobre la tarifa promedio por hora para diferentes trabajos de autónomo.
Nivel de experiencia
El nivel de experiencia es otro factor importante que entra en juego aquí.
Los VA con años de experiencia pueden cobrar más, pero aportan mucha experiencia con ellos.
Y con esa experiencia viene un nivel de profesionalismo.
Es por eso que optar por alguien que cobra mucho menos pero no tiene años de experiencia puede ser una mala idea. A veces, ese dinero extra por alguien con años de experiencia puede ser de gran ayuda para obtener resultados fiables.
Nacionalidad
Hay una razón por la que muchas empresas externalizan a lugares como India y Filipinas.
Es mucho más barato contratar a un contratista independiente allí que contratar a un asistente virtual del mundo occidental.
La buena noticia es que en estos días, no estás comprometiendo la calidad cuando se trata de contratar en estos países.
Aun así, obtendrás un trabajo de calidad.
¡Simplemente estarías pagando una fracción del precio que pagarías normalmente!
Si deseas ayuda sobre qué buscar al contratar a un asistente virtual de estos países y qué tareas diarias son las más adecuadas para ellos, consulta nuestros artículos sobre:
- Contratación de un buen VA de Filipinas: una guía detallada
- Cómo contratar a un buen VA de la India
Cómo pagarle a un Asistente Virtual
Cuando pasas por agencias, generalmente hay un proceso de pago establecido.
No es raro que estas plataformas tengan sus propias pasarelas de pago para realizar transacciones.
Le pagarás a la empresa y ellos, a su vez, le pagarán al VA.
Pero, ¿y si no pasas por una de estas agencias?
¿Qué pasa si contrataste a alguien de forma independiente?
¿Qué haces entonces?
1. Paga siempre después de que se haya hecho el trabajo
Nunca le pagues a un VA por adelantado.
Es el trabajo remoto 101.
Si ya tienen el dinero con ellos, no hay ningún incentivo para hacer el trabajo.
Es por eso que siempre pagas después de que se haya hecho el trabajo.
A veces, pueden pedirte un pago parcial por adelantado.
Si bien esto está bien en algunos casos, aun así evitaría tomar esa opción a menos que la naturaleza del trabajo lo requiera. Todavía no tienes ninguna garantía de que tu trabajo se hará después de eso.
Podrían simplemente tomar ese anticipo y dejarte colgado.
2. Usa un método de pago establecido
Al pagar a empleados remotos, es muy importante utilizar un método de pago ampliamente reconocido.
Estas son las razones por las que:
- Son confiables, por lo que sabes que tu dinero no va a ninguna parte más que a donde debería.
- Las conversiones de moneda aquí son mucho más fiables.
- Hay mucha más transparencia con respecto a las tarifas y los recargos.
- Como son empresas conocidas, las posibilidades de que tu VA tenga una cuenta con ellas son mayores.
Aquí están las 3 mejores opciones que tienes:
Paypal
Paypal es uno de los servicios de pago activos más antiguos en la actualidad.
Se formó en 1998 y es una de las plataformas más utilizadas para transacciones internacionales.
- Lo bueno Nadie se acerca al alcance que te da Paypal. Admite un montón de monedas de muchos países diferentes. Como tal, no tendrás muchas dificultades para transferir fondos a cualquier parte del mundo. Además, no necesitas configurar una cuenta para comenzar a usarlo (si lo usas de forma regular, te recomendamos que configures una).
- Lo malo PayPal es conocido por las tarifas adicionales que cobra en las transacciones. ¡Cobran del 0,3% al 7,4% en todas las transacciones, sin incluir una tarifa de conversión de moneda! Si eso no fuera suficiente, el banco del VA puede imponer un cargo adicional en cualquier transacción entrante de PayPal. Es por eso que a muchos VA no les gusta usar PayPal: pierden demasiado con estos cargos.
Wise (anteriormente TransferWise)
Fundada en 2011, Wise, anteriormente TransferWise, es un jugador relativamente nuevo en el campo que está causando un gran revuelo.
¿Por qué?
Resuelve el mayor problema de PayPal.
- Lo bueno La razón por la que la gente se está cambiando a Wise es por sus bajas tarifas. Solo pagas el tipo de cambio del mercado medio y la tarifa de la moneda. ¡Eso es todo! ¡El registro es gratuito y también lo es tu primera transacción!
- Lo malo El problema con Wise es su alcance, o la falta de él. Solo admite 49 países (aunque sí admite India y Filipinas). Entonces, si tu VA es de un país no admitido, probablemente sea una buena idea ir con otra plataforma.
Payoneer
Payoneer se estableció en 2005 y tiene la distinción de tener al ex presidente de VISA y al ex director ejecutivo de SWIFT en su junta directiva.
No es de extrañar que sea una de las opciones de pago más confiables que existen.
- Lo bueno ¡Payoneer admite más de 200 países y 150 monedas diferentes! De esta manera, no hay peligro de que la moneda preferida de tu VA no sea compatible. Cobran un pequeño margen de conversión de moneda en cada transferencia. Y si pagas con tarjeta de crédito, cobran el 3,5% en muchas regiones.
- Lo malo Los pagos de Payoneer tardan hasta 3 semanas en acreditarse según el modo de pago.
Cómo Convertirse en Asistente Virtual
¿Estás pensando en convertirte en asistente virtual?
El negocio de los asistentes virtuales (VA, por sus siglas en inglés) es una excelente opción para cualquiera que busque algo de flexibilidad en su vida. La idea de ser tu propio jefe y pasar más tiempo con tu familia es ahora una realidad para muchos. Es por eso que cada vez más personas aceptan trabajos de VA en estos días para convertirse en trabajadores autónomos.
Incluso existen organizaciones como la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales (International Virtual Assistants Association) para proteger tus derechos como VA. Dado que eres tú quien decide qué trabajo aceptas, ¡eres prácticamente tu propio jefe!
Como tienes la libertad de trabajar de forma remota, puedes hacerlo desde cualquier parte del mundo siempre que tengas acceso a una conexión a internet de alta velocidad. Podrías estar trabajando:
- Con la Torre Eiffel de fondo
- En las soleadas playas de Bali
- Entre las montañas nevadas de los Alpes
Incluso podrías empezar tu propio negocio de VA para ganar un poco más de dinero extra. ¡La decisión es tuya!
Pero antes de lanzarte de lleno a un negocio de asistente virtual, hay algunas cosas que debes tener en cuenta. Repasemos algunas de ellas.
1. Determina qué ofreces
Si has leído la sección anterior, ya tienes una idea del tipo de tareas que a las empresas les gusta externalizar a los VA. El siguiente paso es determinar cuál de ellas se adapta mejor a tu conjunto de habilidades.
- ¿Trabajaste antes en servicio al cliente para una tienda de comercio electrónico? Entonces podrías ser perfecto como VA de atención al cliente.
- ¿Tienes habilidades de comunicación? Intenta optar por la gestión de redes sociales o la gestión de llamadas entrantes.
- ¿Fuiste asistente personal en grandes corporaciones anteriormente? Tu conjunto de habilidades puede ser adecuado para el trabajo administrativo.
Es vital definir claramente en qué habilidades eres bueno y qué ofrecerás a los empleadores. Si no declaras claramente lo que ofrecerás, la mayoría de la gente te pasará por alto en favor de un candidato menos cualificado que cumpla al pie de la letra con los requisitos de la descripción de su trabajo.
Así que recuerda, empieza por definir cuál es tu conjunto de habilidades y cómo puede ayudar.
2. Elige tu estructura de negocio
Tu siguiente paso debería ser determinar cuál será la estructura de tu negocio de asistente virtual.
- ¿Vas a ser un trabajador a tiempo completo?
- ¿Solo lo haces como algo secundario para ganar un poco más de dinero?
Esto es importante porque determinará el tipo de tareas diarias que podrás asumir. Si tu negocio de VA va a ser a tiempo parcial, asumir tareas como la gestión de llamadas telefónicas o el servicio al cliente no es la mejor opción. Probablemente seas más adecuado para tareas administrativas básicas, preparación de informes o quizás incluso redacción de contenido.
Lo que esto hace es asegurar que no abarques más de lo que puedes manejar. De esta manera, no te quedarás con una serie de tareas diarias que no tienes ninguna posibilidad de completar antes de la fecha límite.
3. Elige tu tarifa
Uno de los beneficios de un negocio de asistente virtual es que tú estableces tu propio salario. Sin embargo, hay algunas cosas que debes recordar:
- No eres un empleado a tiempo completo, eres un contratista independiente. Si estás en los Estados Unidos, como resultado, es probable que tengas que pagar un impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.
- Aquí no hay beneficios involucrados: ni médicos, ni dentales, ni plan 401k, etc.
- Vas a tener gastos generales como el mantenimiento de la web, el alquiler de un espacio de oficina y una conexión a internet de alta velocidad.
Recuerda establecer tu tarifa teniendo en cuenta estos factores. Una buena forma de empezar es cobrar aproximadamente un 25% más de lo que cobrarías por la misma tarea en un trabajo regular. Eso debería ser suficiente para cubrir la mayoría de estos gastos generales.
Dicho esto, sigue siendo una buena idea mirar las tarifas promedio en los sitios de autónomos para tener una mejor idea de lo que se paga por el trabajo de los asistentes virtuales.
4. Crea un sitio web
Ahora te estarás preguntando:
«Si solo voy a poner mi perfil en los mercados de autónomos, ¿por qué necesito un sitio web?»
Y tendrías razón. No necesitas un sitio web para ser un VA. Pero si te tomas en serio esto como un negocio profesional, es una buena idea que lo tengas.
¿Por qué?
Te permite parecer más profesional. Y en la industria de los asistentes virtuales, profesionalismo = confiabilidad. Cuanto más confiable parezcas, mayores serán las posibilidades de que te contraten.
Además, tener un sitio web le da a otras personas un punto de referencia. Quizás vieron parte de tu trabajo como autónomo en algún lugar y quisieron contactarte. Con un sitio web, tendrán toda la información que necesitan para tomar una decisión informada.
Afortunadamente, ahora es más fácil que nunca crear un sitio web. Incluso puedes usar un constructor de sitios web con IA para que te cree un sitio web.
Aquí tienes una guía práctica de WordPress sobre cómo puedes hacerlo.
5. Haz networking
El networking es un componente esencial para ser un VA. Necesitarás crear conexiones en la industria de los asistentes virtuales si quieres que te contraten.
Así es como puedes hacerlo:
- Identifica tu campo: Necesitarás saber dónde están tus posibles empleadores antes de organizar reuniones con ellos.
- Busca prospectos en ese campo: Una vez que hayas identificado tu campo, busca buenos prospectos allí; busca una pequeña empresa que esté abierta a la externalización, empresas que, en tu opinión, podrían utilizar tus servicios de asistente virtual.
- Construye tu presencia en las redes sociales: Usa las redes sociales a tu favor. Da «me gusta» y comparte publicaciones en Twitter y LinkedIn de tus clientes potenciales para hacerte notar antes de presentarles formalmente tu propuesta.
- Presenta propuestas a clientes potenciales con regularidad: Una vez que estés seguro de estar en su radar, adelante, organiza reuniones virtuales con estas empresas; describe qué es lo que haces y cómo puede beneficiarlos.
- Ofrece un período de prueba: Tu primer cliente puede ser escéptico a la hora de externalizar. Para combatir esto, la primera vez que trabajes con ellos, ofréceles a los clientes un período de prueba para tantear el terreno. Al hacerlo, construirás una capa de confianza para cimentar una relación a largo plazo con los clientes potenciales.
6. Aplica en mercados de autónomos
Quizás te estés preguntando por qué dejé esto para el final. Especialmente porque hubo una sección entera sobre ello antes.
Esto se debe a que, si bien los mercados de autónomos siguen siendo útiles, hay demasiada gente allí como para destacar de verdad. Serás uno entre los miles de personas que los empleadores están considerando para un trabajo.
Construir un sitio web y establecer conexiones significativas con clientes potenciales es un mantra mucho mejor para el éxito a largo plazo.
Dicho esto, no todo el mundo tiene los medios para adoptar ese enfoque. En ese caso, los sitios web para autónomos siguen siendo un trampolín increíblemente útil para cosas más grandes que vendrán en tu camino.
Conclusión
Recurrir a la ayuda de un asistente virtual para ser más productivo y hacer crecer tu negocio ya no es una rareza, está cerca de convertirse en una necesidad. Tener una persona de referencia para prácticamente todas tus necesidades es una gran ayuda para cualquier individuo o negocio.
Y si quieres una herramienta poderosa para gestionar a tus asistentes virtuales, tienes herramientas como Time Doctor. Para ver cómo Time Doctor puede ayudarte a gestionar a tus VA más fácilmente, ¿por qué no te registras para la prueba gratuita?